Un CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts

Si tienes un eCommerce pequeño y no tienes CRM, quizá esta sencilla automatización te interese. Se trata de enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts para así tener a tus clientes registrados como en un CRM en tu móvil.

Beneficios de enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts

Para mí, esta automatización tiene 2 beneficios principales:

  • La primera es la comodidad de registrar los clientes de forma automática en una aplicación que puedes usar cómodamente en tu móvil, sin tener que registrarlos a mano (con los posibles errores manuales que conlleva).
  • La segunda es la identificación para llamadas entrantes y perdidas, o mensajes de WhatsApp, que te puede ahorrar sustos cuando ocurre alguna incidencia en el pedido, pues con esta primera capa de identificación ya puedes contestar a la llamada al cliente llamándole por su nombre y con una rápida búsqueda ver su último pedido para darle un mejor servicio post-venta.

Especialmente si el negocio lo llevas tú solo o pocas personas, estos beneficios te hacen ganar eficiencia, pues en muchas cosas nuestra memoria falla para recordar a ese cliente que nos hizo un pedido hace meses y ahora quiere repetir.

La aplicación para enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts

En mi caso, he utilizado Albato, una herramienta de automatización de tareas similar a Zapier, Make o Pabbly Connect.

El flujo de trabajo sería este:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Esquema general
CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Esquema general
  1. Captura la información de cada nuevo pedido de WooCommerce
  2. Busca en Google Contacts si el contacto ya existe o no
  3. Introduce una condición para continuar el proceso: si el email es nuevo, aplica el paso 4. Si no lo es, aplica el paso 5
  4. Crea un contacto en Google Contacts (en caso de que el email sea nuevo)
  5. No hace nada (en caso de que el email ya exista de pedidos anteriores)

Paso 1. Capturar la información de nuevo pedido de WooCommerce

En el paso 1, capturamos la información de nuestro WooCommerce. La conexión con Albato se realiza a través de webhooks:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Albato trigger

Aquí seleccionas el dominio de tu eCommerce,

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Albato settings

Y te genera una URL para hacer ese webhook. Cópiala y resérvatela para utilizarla en breve. Haz clic en «wait for webhook».

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Albato settings 2

Ahora, tendrás que configurar desde tu tienda online yendo a WooCommerce -> Ajustes -> Avanzado -> Webhooks, y añadir uno:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. WooCommerce menu

Al editarlo, dale un nombre, añade la URL de entrega que te muestra Albato cuando creas la conexión, selecciona el tema «Pedido Creado» y selecciona la versión 3 de la API. El campo «secreto» puedes dejarlo en blanco. WooCommerce te lo generará tras haber enviado el primer webhook:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. WooCommerce webhook

Con esto tendrías configurado el activador. Para poder testearlo, tendrás que hacer un pedido para poder capturar la respuesta. Si puedes hacerlo en un entorno de pruebas, mejor.

Paso 2. Buscar en Google Contacts si el contacto existe o no

Para el paso número 2, tan solo tendrás que conectar tu cuenta de Google para que Albato pueda acceder a ella, y seleccionar un activador del tipo «search for a contact by Name or Email». Para este caso, yo utilicé el campo «email» para hacer la comprobación de si el cliente es nuevo o no:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Step 2. Looking for a contact

Paso 3. Condición para ir al paso 4 o al 5

En el paso 3, nos servirá para ejecutar el paso 4 o 5 en función de si el email es nuevo o no:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Step 3. Condition

Paso 4. Crear contacto en Google Contacts

En el paso 4, crearíamos el contacto, mapeando los siguientes valores que obtuvimos en el paso 1 que capturaba el nuevo pedido en WooCommerce:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Step 4. Create contact

Paso 5. No realizar ninguna opción

Por último, el paso 5 no requiere nada más que añadir la tarea, y sirve para finalizar el flujo de trabajo cuando el email del cliente ya existía en nuestra cuenta de Google:

CRM en tu móvil. Cómo enviar contactos de WooCommerce a Google Contacts. Step 5. Do nothing

Recomendaciones de seguridad y privacidad

Si vas a hacer esto, te recomiendo no utilizar una cuenta de gmail personal, pues te puede mezclar los contactos con ella y si quieres tener agendas separadas es el procedimiento más limpio. Lo más apropiado sería utilizar una cuenta con dominio de tu web para ello, del tipo contacto@mitiendaonline.com. Esto se puede hacer fácilmente y gratis con este procedimiento que te enlazo.

No hagas llamadas ni envíes mensajes de WhatsApp/email para temas no relacionados con los pedidos que te han llegado. Recuerda que tienes que cumplir con la GDPR y que emitir una comunicación no deseada a un cliente es una acción sancionable. Utiliza esto simplemente como mecanismo de recepción de comunicaciones en tu dispositivo y no te compliques.

Por último, revisa en tu política de privacidad que tienes incluidos estos medios como sistemas de captura de información personal.

Conclusión

Esta automatización no es nada especial, pero en un día a día en el que tienes poco tiempo y muchas tareas, puede ahorrarte trabajo y eso, por pequeño que sea, siempre viene bien.

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